Aquesta taula rodona abordà els diferents reptes i solucions en la gestió i preservació dels documents electrònics signats dins dels sistemes de gestió documental de les organitzacions, prenent com a referència experiències reals. D'aquesta manera, es varen exposar les eines per garantir el valor evidencial i probatori dels documents al llarg del seu cicle de vida, es reflexionarà sobre la utilitat i valor de la signatura i el paper de les metadades, entre altres.

Aquesta sessió va aportar una visió sobre els riscos més freqüents que podem trobar a les administracions Catalanes en termes de seguretat de la informació i els reptes que plantegen, i en base a aquests, una proposta
de les possibles mesures bàsiques que es poden aplicar per reduir-los o mitigar-los.

En aquesta sessió es va fer un repàs dels temes d’actualitat del món de la certificació digital al nostre país i en especial en allò referent a les relacions de ciutadans, professionals, entitats i empreses amb les administracions, tot ressaltant els fets més rellevants del darrer any als diferents sectors, comparant les estratègies dels diferents prestadors i valorant les tendències de futur d’aquest mercat.

Recentment un expert de seguretat americà va publicar una llista amb informació pública corresponent a 100 milions de perfils d’una reconeguda xarxa social denunciant
la falta de seguretat d’aquesta xarxa social (http://www.lavanguardia.es/internet-y-tecnologia/noticias/20100729/53973851297/los-perfiles-de-100-millones-de-usuarios-de-facebook-al-descubierto.html). Malgrat aquest fet, els dirigents de la xarxa van rebutjar la denúncia al·legant que tota la informació divulgada de fet ja era pública a través dels motors de cerca proporcionats per la xarxa social.
El problema és que la política de privacitat d’aquesta xarxa social ha sofert una dramàtica transformació des del seu inici. El que inicialment era un espai privat, de comunicació amb el grup d’usuaris de la teva elecció, ha passat a ésser una plataforma en la que la major part de la teva informació és pública per defecte (http://www.eff.org/deeplinks/2010/04/facebook-timeline).
Sigui com sigui, en els darrers temps, les comunitats d’usuaris de les xarxes socials estan cada cop més preocupades per a protegir la privacitat de les dades dipositades en aquestes (http://www.bloomberg.com/news/2010-05-05/facebook-privacy-flaws-faulted-in-consumer-complaint-to-ftc.html).
Per aquesta raó, en el marc de les JSe va ser el moment adequat per a analitzar els riscos de privacitat en aquests entorns i estudiar la manera de mitigar-los a nivell legislatiu, tècnic i d’usuari.

En aquesta sessió es varen exposar diversos projectes que fan ús dels certificats digitals i la signatura electrònica. Es va aprofundir en els avantatges de cada implementació i com cadascuna d’elles ha contribuït a millorar el procés documental de redisseny funcional, la racionalització i la simplificació, a banda d'afavorir l’eficàcia i l’eficiència dels processos. També es va fer esment dels nous reptes que té cadascun dels projectes per introduir el debat entre els assistents.

Tant la Llei 59/2003 de Signatura Electrònica, com la Llei 11/2007 d’Accés Electrònic dels Ciutadans als Serveis Públics especifiquen com les administracions públiques han d’identificar als usuaris dels seus sistemes informàtics així com als signataris dels documents electrònics amb valor legal.

En concret, la Secció II sobre identificació de ciutadans i autenticació de la seva actuació de la Llei 11/2007, permet a cada administració determinar, tenint en compte el seu propi anàlisi de riscos, els mecanismes de signatura electrònica admissibles, ja siguin de signatura avançada, reconeguda o d’altres sistemes no criptogràfics (art 16.1), establint un esquema multinivell per la identificació dels usuaris dels sistemes informàtics en relació al nivell de seguretat que requereixen. Aquest nivell de seguretat hauria d’establir-se segons un anàlisi de riscos, seguint les pautes marcades per L’Esquema Nacional de Seguretat (RD 3/2010).

L’objectiu de la ponència va ser el de descriure les possibilitats que legalment estan a l’abast de les administracions públiques a l’hora d’autenticar als usuaris de les seves aplicacions, així com presentar i discutir diferents propostes sobre com portar a terme una anàlisi de riscos orientada a decidir sobre l’acceptació d’un sistema o un altre.

El marc legal i la necessitat de flexibilitzar i potenciar l’ús de la signatura electrònica dels treballadors públics provoca l’aparició de nous perfils de certificats digitals, com per exemple els certificats personals de treballador públic en programari, destinats a la generació amb baix cost de signatures amb nivell mig de seguretat. També s’està potenciant cada vegada més l’ús de perfils de certificats generats i emmagatzemats en dispositius centralitzats de maquinari criptogràfic, on poden arribar a conviure certificats de seu electrònica, de segell electrònic o inclús tots o alguns dels certificats personals de treballador públic d’una organització. En aquesta sessió, es va fer una breu definició d’aquests nous perfils, complementada amb un enfocament pràctic de la seva implantació en alguns projectes actuals de diferents administracions.

En aquesta sessió es va explicar l'Apartat Postal Electrònic. Des del seu compte de l'Apartat Postal Electrònic podrà accedir a diferents aplicacions de missatgeria electrònica: actualment pot disposar d'un compte de correu electrònic seguro@correos.es, i un accés directe al servei de Notificacions i Comunicacions de les Administracions Públiques.

Properament, s'incorporarà un servei de Missatgeria Electrònica Segura (en el qual Correos certificarà fefaentment el contingut, la posada a disposició i el lliurament dels missatges) i de Factura Electrònica (que li permetrà enviar les seves factures electròniques segons la normativa vigent).

Els grans objectius que persegueix la Llei 11/2007 i el seu posterior desenvolupament –millora del servei al ciutadà i increment de l'eficiència en la gestió de les administracions públiques- requereixen de la implantació d’un sistema d’informació integrat que combini atenció multicanal i gestió de l’expedient electrònic; un sistema mitjançant el qual es podrà substituir, progressivament, el suport paper pel suport del document electrònic. Aquest és doncs, l’element clau respecte a l’establiment de les garanties de seguretat i jurídiques necessàries.
En aquesta sessió, ABSIS va aportar una visió pràctica dels passos a seguir en un ajuntament per fer possible l’administració sense papers, amb una visió integradora del document electrònic i la signatura electrònica dintre del cicle complet de l’expedient electrònic.

No sempre seguretat i facilitat d'ús van de la mà. Demanar als tràmits electrònics unes garanties elevades de seguretat, moltes vegades penalitzen la facilitat d'ús per part de l'usuari final. Qui no ha abandonat alguna vegada la realització d'un tràmit per Internet perquè no entén com continuar amb tants missatges i alertes de configuració de certificats o de seguretat? Les dificultats d'ús provenen dels controladors dels lectors de targetes, els requisits de reconeixements amb tercers, la compatibilitat amb sistemes operatius i navegadors, els missatges equívocs, etc. Però no sempre s'analitza en profunditat el nivell de seguretat necessari, mancant una anàlisi de risc o d'altres criteris, sense caure en l'aplicació del màxim nivell de certificació digital per a tot.

Aquesta sessió va abordar les tensions entre la seguretat i la usabilitat dels tràmits per Internet i de la gestió electrònica documental, i es va intentar trobar punts comuns per permetre un compromís entre tots dos que sigui eficient i eficaç.

En els darrers anys s’han produït canvis notables en el perfil dels usuaris dels serveis tecnològics de les administracions públiques. El seu coneixement de productes com els certificats digitals ha tingut un creixement òptim, similar al dels nous serveis i tràmits oferts per les administracions, però aquesta relació no sempre ha estat paral·lela. És per això que, ara que comptem amb usuaris formats en la signatura electrònica, cal reforçar els canals i sistemes mitjançant els quals ens arriben les seves necessitats. Només així podrem focalitzar els esforços i garantir la nostra alineació amb l’usuari.
En aquest sentit, en aquest taller vàrem veure el dia a dia de diverses organitzacions amb àmplia experiència en el tracte amb usuaris, tant interns com externs, els canals que fan servir i, especialment, les principals necessitats detectades amb l’ús de la signatura electrònica i les que s’aniran detectant i que haurem d’afrontar a mig i llarg termini.

La gestió de la informació dins d’un sistema i la viabilitat que aquesta pugui ser a la vegada distribuïda i, sobretot, interpretable per tercers, és un problema que moltes vegades és difícil de superar. Si a més s’hi afegeix una nova dimensió a la gestió d’aquesta informació en forma de signatura electrònica, amb la quantitat de combinacions i formats tècnics que hi ha, a priori pot semblar una quimera arribar a aquest objectiu.
En aquest taller, es va presentar tant a nivell tècnic com normatiu, quina és la tendència en quant al concepte de política de signatura i com poden oferir una solució real que permeti reduir la complexitat, tant de la gestió interna com de la distribució i interpretació de les signatures electròniques per part de tercers.

Aquest taller va mostrar diferents projectes en els que s’està utilitzant la signatura electrònica des de dispositius mòbils en l’àmbit de les administracions públiques, i que aporten un valor afegit gràcies a la capacitat d’autenticar-se i signar en tot moment sense necessitat de fer-ho des de l’oficina.

Tres anys després de l’aprovació de la Llei d’Accés Electrònic dels Ciutadans als Serveis Públics (11/2007), les experiències en l’adaptació i la modernització dels serveis públics per tal de donar-hi compliment han estat diverses. En aquest taller es van donar pinzellades de les tendències en l’adaptació a la LAECSP per part de les administracions tant en l’àmbit organitzatiu com tècnic, visualitzant exemples reals dels aspectes a tenir en compte (infraestructura, posada en marxa de la seu electrònica, instàncies de sol·licitud i documents electrònics dels procediments administratius, carpeta ciutadana, etc.).

Es va tractar de presentar l'experiència dels nostres clients davant la necessitat de preparar l'organització per a l'aprovació electrònica de les factures que es reben per eFACT. Les entitats seguiran rebent algunes factures en paper que escanejaran i que, juntament amb les rebudes per eFACT, entraran en el circuit d'aprovació electrònic personalitzat per a cada entitat. La documentació generada pel sistema de gestió pressupostària també serà electrònica i signada electrònicament pels responsables que fins ara signen els mateixos documents en paper. D'aquesta manera no tindrem factures en paper ni tampoc els documents de suport de la comptabilitat (RD, Autoritzacions, Disposicions, ADO's) i fins i tot es podrà estendre el sistema a Tresoreria on les ordres de pagament i qualsevol relació comptable també pot ser tramitada electrònicament.

En aquest taller vàrem veure com les solucions d'Adobe permeten la creació de fluxos de treball automatitzats que, entre altres opcions de seguretat, integren la signatura electrònica en els processos clau per a les organitzacions mentre ofereixen compatibilitat amb estàndards com PADES o el conjunt de especificacions xfa. Garantir la integritat, autenticitat, confidencialitat i privacitat del document en tot el seu cicle de vida obre la possibilitat de posar més processos en línia i amb això eliminar el paper. La transformació cap a la tramitació electrònica resulta encara més fàcil i ràpida quan considerem que la tecnologia d'Adobe aprofita el format estàndard PDF, que permet mantenir la consistència entre la presentació electrònica i paper aconseguint que l'adaptació sigui ràpida i s'obtingui una alta usabilitat des del primer moment. Invertir en processos que incrementen l'eficiència del tràmit i maximitzen la seguretat en els documents, significa reduir costos, millorar el compliment i augmentar la satisfacció del ciutadà.

Aquesta sessió va presentar experiències reals de productes de porta signatures en l’àmbit de l’administració pública. El porta signatures es presenta com una eina que dóna resposta a les necessitats de signatura electrònica, millorant l’eficiència i l’eficàcia dels processos administratius.
La ponència va estar focalitzada en el tractament dels punts següents:
- Presentació dels productes.
- Millores en l’eficiència i l’eficàcia dels processos telemàtics.
- Facilitat d’implantació.
- Costos i beneficis.

La millora de la seguretat de les administracions públiques és una de les prioritats avui en dia. És per aquest motiu que aquesta sessió va abordar una explicació pràctica dels serveis que el CESICAT ofereix a les administracions públiques locals de Catalunya com ara l’anàlisi de vulnerabilitats, resposta a incidents, guies de seguretat, campanyes o la formació als tècnics de les administracions locals Catalanes.

El projecte d'implantació de la factura electrònica en aquest ens ha comportat tenir en compte aspectes tecnològics, d'adaptació de programari, circuits i procediments, així com la necessitat de gestionar el canvi organitzatiu que suposa la implantació d'un projecte d'aquestes característiques. En aquest espai es varen abordar tots aquests reptes i les solucions trobades.

Oferta per: Ajuntament de Sant Feliu de Llobregat

L’oferta dels usos de la certificació digital: cens d'usos i percepcions de les administracions.

Presentació del cens d'usos a les administracions públiques i dels estudis qualitatius sobre les percepcions de les administracions vers els certificats digitals, els seus usos i les seves aplicacions

Oferta per: CERES (investigació sociològica i de mercats)

Plataforma de eAdministració, basat en un sistema ÚNIC i COMÚ de gestió d'Informació (Persones i Territori), Processos i Documents.

Tecnologia amb recursos propis i integradors necessaris per a ser la SEU ELECTRÒNICA de l'Organització.

Oferta per: Audifilm

Demostració pràctica de signatura d'un document en local, petició de signatura a altres signants i arxiu del document a un entorn segur i compartit, combinant ClickSign i PortaSigma.
Xifres rellevants:
• ClickSign, el software de signatura més senzill i intuïtiu
• PortaSigma, "cloud computing" al servei de la signatura electrònica
• Interoperabilitat amb dispositius mòbils

Oferta per: Isigma

SAGE Administraciones Públicas va presentar les seves solucions de signatura electrònica aplicada en els procediments de gestió econòmica i financera, i en la gestió de procediments electrònics, així com el seu portal del ciutadà amb registre telemàtic.

Oferta per: Sage

Com eliminar el paper fent ús de la signatura electrònica amb una cobertura integral de tots els procediments administratius sense reenginyeria de processos i garantitzant la conservació dels documents

Oferta per: Tecsidel

· La modernització de las administracions locals. Visió Sadiel.
· MOAD com a plataforma de tramitació electrònica per a les administracions locals.
· Serveis associats sobre MOAD.

Oferta per: Sadiel

La nostra eina de porta signatures està preparada per a poder facilitar la revisió i signatura de qualsevol document, en qualsevol moment i des de qualsevol lloc, bé amb un PC bé amb un dispositiu mòbil de darrera generació.

Oferta per: Alliaria

Es va explicar aquest projecte de simplificació administrativa que ha consistit en el desenvolupament d'unes guies metodològiques corporatives, una per a fer inventaris i mapes de processos i una altra per a fer l'anàlisi i millora d'un procés administratiu

Oferta per: Direcció General de Modernització de l'Administració (Dept. de Governació i Administracions Públiques)

Aquesta sessió va ser una demostració pràctica del funcionament de la plataforma iArxiu: accés a l'ens i fons documental amb certificat digital, preingrés d’un expedient i emplenat de metadades, ingrés d’un expedient amb servei d’evidència electrònica, cerca de l’expedient mitjançant el cercador bàsic i avançat, diferents tipus de consulta de l’expedient, definició i execució d’una política de migració de documents, definició i execució d’una política de retenció i disposició de documents i consulta de l’historial d’accions.

Oferta per: CATCert

Aquest projecte consisteix en la implantació a tota l'organització municipal d'un únic sistema de contractació amb la incorporació de l'ús de la signatura electrònica per part del personal municipal. Aquest projecte té un gran impacte en l'organització perquè implica l'eliminació del paper i la incorporació massiva del document electrònic en tot el flux.

Oferta per: Ajuntament de Barcelona

Aplicació a Internet que l’Ajuntament de Barcelona posa a disposició dels professionals de la gestió perquè puguin fer tràmits per Internet en nom dels seus representats. Aquesta eina permetrà als professionals consultar les dades dels seus clients, fer tràmits telemàticament en nom seu i seguir l’estat de les peticions en curs.

Oferta per: Ajuntament de Barcelona

Les universitats catalanes (les públiques i la UOC) estan impulsant conjuntament un projecte comú d'administració electrònica. Aquest projecte contempla diferents àmbits: normatiu, organitzatiu, gestió documental i arxiu, i tecnològic. En aquest darrer àmbit i dins la Comissió es va crear el 2008 un grup de treball específic per compartir experiències i coneixement en l'àmbit de la identitat digital i la signatura electrònica.
Aquest treball conjunt ha portat un gran estalvi econòmic i de temps en el desenvolupament de l'administració electrònica. Compartir informació, la gestió conjunta de projectes i les economies d'escala en contractacions conjuntes han estat els factors més rellevants.

Oferta per: ACUP (Associació Catalana d'Universitats Públiques)

Avui en dia les operacions de banca en línia des del PC domèstic de l'usuari són la pedra angular del model de negoci de qualsevol entitat bancària ja que una gran quantitat de compres es realitzen a través d'Internet. Els usuaris es volen sentir segurs cada vegada que fan una transferència o una compra en línia i per això, combatre el frau a Internet és un gran repte per als bancs, empreses de venda per Internet i serveis web de pagaments en línia.
El navegador StarSign ® de G & D és un navegador segur i fàcil d'usar dissenyat per a protegir les transaccions realitzades via Internet contra virus potencials, troians i altres atacs.
El navegador incrementa la seguretat de les transaccions en línia i pot usar-se amb dispositius d'autenticació com targetes intel·ligents, tokens USB i tokens OTP.
El navegador StarSign ® porta integrat un servei d'actualització automàtica. Aquest servei garanteix que el navegador està actualitzat en tot moment salvaguardant les operacions contra les últimes formes d'atac a Internet.

Oferta per: GyD Ibérica

La participació de la ciutadania té cada vegada més importància i influència en la presa de decisions de l'administració pública. La pregunta que sempre ens fem és: com es possible conèixer l'opinió pública? Els sondeigs poden ser una solució, ja que poden marcar la tendència, però, i la gran majoria? No tots tenen l'oportunitat de participar i, per tant, la seva opinió no ha estat prou contemplada. Es requereix quelcom que permeti participar a tot un col·lectiu i que a la vegada sigui arbitrari, segur i d’ús molt senzill.
eParticipació pretén donar resposta a aquesta problemàtica. eParticipació disposa d'una plataforma en línia des de la qual és possible publicar i participar en consultes públiques concretes garantint en tot moment la seguretat de la informació en termes d’autenticació, anonimat, neutralitat i auditoria. eParticipació és un servei concebut per dur a terme tot un procés de consulta popular, des de la seva promoció fins a la presentació de resultats, recolzat amb eines tecnològiques que permeten el seu ús en qualsevol moment i des de qualsevol lloc.

Oferta per: UPCNET

Es va presentar com aconseguir còpies electròniques autèntiques de documents d'arxiu emesos originalment en suport paper de forma automatitzada amb segell d'òrgan i conservar-les en un repositori de forma segura

Oferta per: Ajuntament de Sant Boi de Llobregat

Visió general de les referències de clients més destacables que estan usant les solcuions d'Adobe a las administracions públiques per a millorar el servei al ciutadà, optimitzar els seus processos interns i garantir la interoperativitat de forma segura.

Oferta per: Adobe Systems Ibérica

En aquesta sessió es va presentar el servei Via Oberta: conjunt de serveis que ha desenvolupat el Consorci AOC per a facilitar l'intercanvi telemàtic de dades i documents acreditatius entre administracions i entitats públiques per al compliment dels tràmits de la seva competència, amb l’objectiu de garantir el dret de la ciutadania de no aportar documents que ja estiguin en poder de les pròpies administracions.
Es van fer consultes en temps real de dades i documents acreditatius necessaris per dur a terme el procediment de contractació administrativa.

Oferta per: Consorci Administració Oberta de Catalunya

ABSIS va presentar una nova versió del seu aplicatiu de comptabilitat que integra la factura i la signatura electrònica en els processos d'aprovació de comptabilitat. L'eix central d'aquesta nova entrega és la creació d'un expedient electrònic de comptabilitat en el que s'aniran interrelacionant per part dels actors participants tots aquells documents electrònics vinculats.

Oferta per: ABS INFORMATICA,S.L. (ABSIS)

Presentació d'aquest servei que permet detectar de forma proactiva vulnerabilitats en els sistemes d'informació de l'ens sol·licitant, evitant problemes de seguretat. Explicació de les eines, la metodologia, el procés i els resultats obtinguts.

Oferta per: Centre de Seguretat de la Informació de Catalunya (CESICAT)

Aquest projecte aborda i implanta de forma gradual, des del 2008 fins a la data d'avui, la carpeta ciutadana, la inscripció electrònica a cursos de formació i activitats, el registre i tramitació telemàtica, la borsa de treball electrònica i la publicació de serveis multicanal mitjançant el portal mòbil. Igualment, pretèn ser el catalitzador per a la modernització administrativa, digitalizant procediments i incloent la identitat i signatura electrònica en tots els seus procediments. Així mateix, pretèn afavorir la interoperabilitat entre administracions amb la implantació de procediments com la consulta telemàtica del padró d'habitants i el comunicat de canvi de domicili, integrat amb els sistemes de gestió municipals.

Oferta per: Ajuntament de Cambrils

L'Oficina Virtual de Tràmits (OVT) és el portal web de la Generalitat de Catalunya que forma part de la Plataforma Gencat Serveis i Tràmits (GSIT) i agrupa tots els tràmits dirigits a la ciutadania i l'empresa. Aquesta sessió va presentar la política d'identificació que empra per a la realització de consultes d'informació i tràmits.

Oferta per: Direcció General d'Atenció Ciutadana de la Generalitat de Catalunya