Esta mesa redonda abordó diferentes retos y soluciones en la gestión y preservación de los documentos electrónicos firmados dentro de los sistemas de gestión documental de las organizaciones, desde el punto de vista de diferentes experiencias prácticas. De este modo, se expusieron los mecanismos que se pueden utilizar para garantizar el valor evidencial y probatorio de los documentos a lo largo de su ciclo de vida, se reflexionó sobre la utilidad y valor de la firma y el papel de los metadatos, entre otros.

Esta sesión aportó una visión sobre los riesgos más frecuentes que podemos encontrar en las Administraciones Catalanas en términos de seguridad de la información y los retos que plantean, y en base a éstos, una propuesta de las posibles medidas básicas que se pueden aplicar para reducirlos o mitigarlos.

En esta sesión se realizó un repaso de los temas de actualidad del mundo de la certificación digital en nuestro país y en especial en las relaciones de ciudadanos, profesionales, entidades y empresas con las administraciones, resaltando los hechos más relevantes del último año en los diferentes sectores, comparando las estrategias de los diferentes prestamistas y valorando las tendencias de futuro de este mercado.

Recientemente un experto de seguridad americano publicó una lista con información pública correspondiente a 100 millones de perfiles de una reconocida red social denunciando la falta de seguridad de esta red social (http://www.lavanguardia.es/internet-y-tecnologia/noticias/20100729/53973851297/los-perfiles-de-100-millones-de-usuarios-de-facebook-al-descubierto.html). A pesar de este hecho, los dirigentes de la red rechazaron la denuncia alegando que toda la información divulgada de hecho ya era pública a través de los motores de busca proporcionados por la red social.
El problema es que la política de privacidad de esta red social ha sufrido una dramática transformación desde su inicio. Lo que inicialmente era un espacio privado, de comunicación con el grupo de usuarios de tu elección, ha pasado a ser una plataforma en la que la mayor parte de tu información es pública por defecto (http://www.eff.org/deeplinks/2010/04/facebook-timeline).
Sea como fuere, en los últimos tiempos, las comunidades de usuarios de las redes sociales están cada vez más preocupadas en proteger la privacidad de los datos depositados en éstas (http://www.bloomberg.com/news/2010-05-05/facebook-privacy-flaws-faulted-in-consumer-complaint-to-ftc.html).

Esta sesión versó sobre la exposición de varios proyectos que hacen uso de los certificados digitales y la firma electrónica. Se profundizó en las ventajas de cada implementación y como cada una de ellas ha contribuido a mejorar el proceso documental de redisseño funcional, la racionalización y la simplificación, además de mejorar la eficacia y la eficiencia de los procesos. También se hizo mención de los nuevos retos que tiene cada uno de los proyectos.

La Ley 59/2003 de Firma Electrónica y la Ley 11/2007 de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos especifican cómo las administraciones públicas tienen que identificar a los usuarios de sus sistemas informáticos así como a los firman los documentos electrónicos con valor legal.

En concreto, la Sección II sobre identificación de ciudadanos y autenticación de su actuación de la Ley 11/2007, permite a cada administración determinar, teniendo en cuenta su propio análisis de riesgos, los mecanismos de firma electrónica admisibles, ya sean de firma avanzada, reconocida u otros sistemas no criptográficos (art. 16.1), estableciendo un esquema multinivel por la identificación de los usuarios de los sistemas informáticos en relación al nivel de seguridad que requieren. Este nivel de seguridad debería de establecerse según un análisis de riesgos, siguiendo las pautas marcadas por El Esquema Nacional de Seguridad (RD 3/2010).

El objetivo de la ponencia fue descirbir las posibilidades que legalmente están al alcance de las administraciones públicas para autenticar a los usuarios de sus aplicaciones, así como presentar y discutir diferentes propuestas sobre como realizar un análisis de riesgos orientado a decidir sobre la aceptación de un sistema u otro

El marco legal actual y la necesidad de flexibilizar y potenciar el uso de la firma electrónica de los trabajadores públicos provoca la aparición de nuevos perfiles de certificados digitales, como por ejemplo los certificados personales de trabajador público en software, destinados a la generación con bajo coste de firmas con nivel medio de seguridad. Así como también se está potenciando cada vez más el uso de perfiles de certificados generados y almacenados en dispositivos centralizados de hardware criptográfico, donde pueden llegar a convivir certificados de sede electrónica, de sello electrónico o incluso todos o algunos de los certificados personales de trabajador público de una organización. En esta sesión se hizo una breve definición de estos nuevos perfiles, complementada con un enfoque práctico de su implantación en algunos proyectos actuales de diferentes administraciones.

En esta sesión se explicó el Apartado Postal Electrónico. Desde su cuenta del Apartado Postal Electrónico podrá acceder a diferentes aplicaciones de mensajería electrónica: actualmente puede disponer de una cuenta de correo electrónico seguro@correos.es, y un acceso directo al servicio de Notificaciones y Comunicaciones de las Administraciones Públicas.

Próximamente, se incorporará un servicio de Mensajería Electrónica Segura (en el cual Correos certificará fehacientemente el contenido, la puesta a disposición y la entrega de los mensajes) y de Factura Electrónica (que le permitirá enviar sus facturas electrónicas según la normativa vigente).

Los grandes objetivos que persigue la Ley 11/2007 y su posterior desarrollo –mejora del servicio al ciudadano e incremento de la eficiencia en la gestión de las administraciones públicas– requieren de la implantación de un sistema de información integrado que combine atención multicanal y gestión del expediente electrónico; un sistema mediante el cual se podrá sustituir, progresivamente, el soporte papel por el soporte del documento electrónico. Éste es por tanto, el elemento clave respecto al establecimiento de las garantías de seguridad y jurídicas necesarias.
En esta sesión, ABSIS aportó una visión práctica de los pasos a seguir en un ayuntamiento para hacer posible la administración sin papeles, con una visión integradora del documento electrónico y la firma electrónica durante el ciclo completo del expediente electrónico.

No siempre seguridad y facilidad de uso van de la mano. Pedir a los trámites electrónicos unas garantías elevadas de seguridad, muchas veces penaliza la facilidad de uso por parte del usuario final. ¿Quién no ha abandonado alguna vez la realización de un trámite por Internet porqué no entiende como continuar con tantos mensajes y alertas de configuración de certificados o de seguridad? Las dificultades de uso provienen de los controladores de los lectores de tarjetas, los requisitos de reconocimientos con terceros, la compatibilidad con sistemas operativos y navegadores, los mensajes equívocos, etc. Pero no siempre se analiza en profundidad el nivel de seguridad necesario, a falta de un análisis de riesgo u otros criterios, sin caer en la aplicación del máximo nivel de certificación digital para todo.
Esta sesión abordó las tensiones entre la seguridad y la usabilidad de los trámites en Internet y de la gestión electrónica documental, e intentó encontrar puntos comunes que permitieran un compromiso entre los dos aspectos y que sea eficiente y eficaz.

En los últimos años se han producido cambios notables en el perfil de los usuarios de los servicios tecnológicos de las administraciones públicas. Su conocimiento de productos como los certificados digitales ha tenido un crecimiento notable, similar al de los nuevos servicios y trámites ofrecidos por las administraciones, pero esta relación no siempre ha sido paralela. Es por eso que, ahora que contamos con usuarios formados en la firma electrónica, hay que reforzar los canales y sistemas mediante los cuales nos llegan sus necesidades. Sólo así podremos focalizar los esfuerzos y garantizar nuestra alineación con el usuario.

En este sentido, en este taller vimos el día a día de varias organizaciones con amplia experiencia en el trato con usuarios, tanto internos como externos, los canales que usan y, especialmente, las principales necesidades detectadas con el uso de la firma electrónica y las que se irán detectando y que tendremos que afrontar a medio y largo plazo.

La gestión de la información dentro de un sistema, y la viabilidad de que esta pueda ser a la vez distribuida y, sobre todo, interpretable por terceros, es un problema que muchas veces es difícil de superar. Si además se añade una nueva dimensión a la gestión de esta información en forma de firma electrónica, con la cantidad de combinaciones y formatos técnicos existentes, a priori puede parecer una quimera llegar a este objetivo.
En este taller, se presentó a nivel técnico como normativo, cuál es la tendencia en relación al concepto de política de firma, y como ofrecer una solución real que permita reducir la complejidad, tanto de la gestión interna cómo de la distribución e interpretación de las firmas electrónicas por parte de terceros.

Este taller mostró diferentes proyectos en los que se está utilizando la firma electrónica desde dispositivos móviles, en el ámbito de las administraciones públicas, y que aporta un valor añadido a través de esta capacidad de autenticarse y firmar en todo momento y sin necesidad de hacerlo desde la oficina.

Tres años después de la aprobación de la Ley de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos (11/2007),las experiencias en la adaptación y la modernización de los servicios públicos para dar cumplimiento a las nuevas normativas, han sido diversas. En este taller se dieron pinceladas sobre las diversas tendencias para la adaptación a la LAECSP de las diferentes administraciones en el ámbito organizativo y técnico, visualizando ejemplos reales de los aspectos a tener en cuenta (infraestructura, puesta en marcha de la sede electrónica, instancias de solicitud y documentos electrónicos de los procedimientos administrativos, carpeta ciudadana, etc.).

Se presentó la experiencia de nuestros clientes ante la necesidad de preparar la organización para la aprobación electrónica de las facturas que se reciben para eFACT. Las entidades seguirán recibiendo algunas facturas en papel que escanearán y que, junto con las recibidas por eFACT, entrarán en el circuito de aprobación electrónica personalizada para cada entidad. La documentación generada por el sistema de gestión presupuestaria también será electrónica y firmada electrónicamente por los Responsables que hasta ahora firman los mismos documentos en papel. De este modo no tendremos facturas en papel ni tampoco los documentos de apoyo de la contabilidad (RD, Autorizaciones, Disposiciones, ADO's) e incluso se podrá extender el sistema a Tesorería donde las órdenes de pago y cualquier relación contable también puede ser tramitada electrónicamente.

En este taller vimos como las soluciones de Adobe permiten la creación de flujos de trabajo automatizados que, entre otras opciones de seguridad, integran la firma electrónica en los procesos clave para las organizaciones mientras ofrecen contabilidad con estándares como PADES o el conjunto de especificaciones xfa. Garantizar la integridad, autenticidad, confidencialidad y privacidad del documento en todo su ciclo de vida abre la posibilidad de poner más procesos en linea y con ello eliminar el papel. La transformación hacia la tramitación electrónica resulta aún más fácil y rápida cuando consideramos que la tecnología de Adobe aprovecha el formato estándar PDF, que permite mantener la consistencia entre la presentación electrónica y papel consiguiendo que la adaptación sea rápida y se obtenga una alta usabilidad desde el primer momento. Invertir en procesos que incrementan la eficiencia del trámite y maximizan la seguridad en los documentos, significa reducir costes, mejorar el cumplimiento y aumentar la satisfacción del ciudadano.

Esta sesión presentó experiencias reales de productos de Porta Firmas en el ámbito de la Administración Pública. El Porta Firmas se presenta como una herramienta que da respuesta a las necesidades de firma electrónica, mejorando la eficiencia y la eficacia de los procesos administrativos.
La ponencia estaba focalizada en el tratamiento de los siguientes puntos:
- Presentación de los productos.
- Mejoras en la eficiencia y la eficacia de los procesos telemáticos.
- Facilidad de implantación.
- Costes y beneficios

La mejora de la seguridad de las administraciones públicas es una de las prioridades hoy en día. Es por este motivo que esta sesión abordó una explicación práctica de los servicios que el CESICAT ofrece a las Administraciones Públicas locales de Cataluña, como por ejemplo el análisis de vulnerabilidades, respuesta a incidentes, guías de seguridad, campañas, formación a los técnicos de las AALL Catalanas.

El proyecto de implantación de la factura electrónica en este ente ha comportado tener en cuenta aspectos tecnológicos, de adaptación de software, circuitos y procedimientos, así como la necesidad de gestionar el cambio organizativo que supone la implantación de un proyecto de estas características. En este espacio se abordaron todos estos retos y las soluciones encontradas.

Ofrecida por: Ayuntamiento de Sant Feliu de Llobregat

La oferta de los usos de la certificación digital: censo de usos y percepciones de las administraciones.

Presentación del censo de usos a las administraciones públicas y de los estudios cualitativos sobre las percepciones de las administraciones versus los certificados digitales, sus usos y sus aplicaciones

Ofrecida por: CERES (investigacióm sociológica y de mercados)

Plataforma de e-Administración, basado en un sistema ÚNICO y COMÚN de gestión de Información (Personas y Territorio), Procesos y Documentos.

Tecnología con recursos propios e integradores necesarios para ser la SEDE ELECTRÓNICA de la Organización.

Ofrecida por: Audifilm

Demostración práctica de firma de un documento en local, petición de firma a otros firmantes y archivo del documento en un entorno seguro y compartido, combinando ClickSign y PortaSigma.
Cifras relevantes:
• ClickSign, el software de firma más sencillo e intuitivo
• PortaSigma, "cloud computing" al servicio de la firma electrónica
• Interoperabilidad con dispositivos móviles

Ofrecida por: Isigma

SAGE Administraciones Públicas presentó sus soluciones de firma electrónica aplicada en los procedimientos de gestión económica y financiera, y en la gestión de procedimientos electrónicos, así como su portal del ciudadano con registro telemático.

Ofrecida por: Sage

Como eliminar el papel haciendo uso de la firma electrónica con una cobertura integral de todos los procedimientos administrativos sin reinginería de procesos y garantizando la conservación de los documentos

Ofrecida por: Tecsidel

- La modernización de las administraciones locales. Visión Sadiel.
- MOAD como plataforma de tramitación electrónica para las administraciones locales.
- Servicios asociados sobre MOAD.

Ofrecida por: Sadiel

Nuestra herramienta de portafirmas está preparada para poder facilitar la revisión y firma de cualquier documento, en cualquier momento y desde cualquier lugar, bien con un PC bien con un dispositivo móvil de última generación.

Ofrecida por: Alliaria

Se explicó este proyecto de simplificación administrativa que ha consistido en el desarrollo de unas guías metodológicas corporativas, una para hacer inventarios y mapas de procesos y otra para hacer el análisis y mejora de un proceso administrativo.

Ofrecida por: Dirección General de Modernización de la Administración (Dept. de Gobernación y Administraciones Públicas)

Esta sesión fue una demostración práctica del funcionamiento de la plataforma iArchivo: acceso al ente y fondo documental con certificado digital, preingreso de un expediente y rellenado de metadatos, ingreso de un expediente con servicio de evidencia electrónica, búsqueda de la expediente mediante el buscador básico y avanzado, diferentes tipos de consulta del expediente, definición y ejecución de una política de migración de documentos, definición y ejecución de una política de retención y disposición de documentos y consulta del historial de acciones.

Ofrecida por: CATCert

Este proyecto consiste en la implantación en toda la organización municipal de un único sistema de contratación con la incorporación del uso de la firma electrónica por parte del personal municipal. Este proyecto tiene un gran impacto en la organización porque implica la eliminación del papel y la incorporación masiva del documento electrónico en todo el flujo.

Ofrecida por: Ayuntamiento de Barcelona

Aplicación en Internet que el Ayuntamiento de Barcelona pone a disposición de los profesionales de la gestión para que puedan hacer trámites por Internet en nombre de sus representados. Esta herramienta permitirá a los profesionales consultar los datos de sus clientes, hacer trámites telemáticamente en su nombre y seguir el estado de las peticiones en curso.

Ofrecida por: Ayuntamiento de Barcelona

Las universidades catalanas (las públicas y la UOC) están impulsando conjuntamente un proyecto común de administración electrónica. Este proyecto contempla diferentes ámbitos: normativo, organizativo, gestión documental y archivo, y tecnológico. En este último ámbito y dentro de la Comisión se creó en 2008 un grupo de trabajo específico para compartir experiencias y conocimiento en el ámbito de la identidad digital y la firma electrónica.

Este trabajo conjunto ha comportado un gran ahorro económico y de tiempo en el desarrollo de la administración electrónica. Compartir información, la gestión conjunta de proyectos y las economías de escala en contrataciones conjuntas han sido los factores más relevantes.

Ofrecida por: ACUP (Asociación Catalana de Universidades Públicas)

Hoy en día las operaciones de banca en línea desde el PC doméstico del usuario son la piedra angular del modelo de negocio de cualquier entidad bancaria ya que una gran cantidad de compras se realizan a través de Internet. Los usuarios quieren sentirse seguros cada vez que hacen una transferencia o una compra en línea y por ello, combatir el fraude en Internet es un gran reto para los bancos, empresas de venta por Internet y servicios web de pagos en línea.
El navegador StarSign ® de G & D es un navegador seguro y fácil de usar diseñado para proteger las transacciones realizadas vía Internet contra virus potenciales, troyanos y otros ataques.
El navegador incrementa la seguridad de las transacciones en línea y puede usarse con dispositivos de autenticación como tarjetas inteligentes, tokens USB y tokens OTP.
El navegador StarSign ® lleva integrado un servicio de actualización automática. Este servicio garantiza que el navegador está actualizado en todo momento salvaguardando las operaciones contra las últimas formas de ataque a Internet.

Ofrecida por: GyD Ibérica

La participación de la ciudadanía tiene cada vez más importancia e influencia en la toma de decisiones de la administración pública. La pregunta que siempre nos hacemos es: ¿cómo es posible conocer la opinión pública? Los sondeos pueden ser una solución, ya que pueden marcar la tendencia, pero, ¿y la gran mayoría? No todos tienen la oportunidad de participar y, por tanto, su opinión no ha sido suficientemente contemplada. Se requiere algo que permita participar a todo un colectivo y que a la vez sea arbitrario, seguro y de uso muy sencillo.
eParticipación pretende dar respuesta a esta problemática. eParticipación dispone de una plataforma en línea desde la que es posible publicar y participar en consultas públicas concretas garantizando en todo momento la seguridad de la información en términos de autenticación, anonimato, neutralidad y auditoría. eParticipación es un servicio concebido para llevar a cabo todo un proceso de consulta popular, desde su promoción hasta la presentación de resultados, apoyado con herramientas tecnológicas que permiten su uso en cualquier momento y desde cualquier lugar.

Ofrecida por: UPCNET

Se presentó cómo conseguir copias electrónicas auténticas de documentos de archivo emitidos originalmente en soporte papel de forma automatizada con sello de órgano y conservarlas en un repositorio de forma segura.

Ofrecida por: Ayuntamiento de Sant Boi de Llobregat

Visión general de las referencias de clientes más destacables que están usando las soluciones de Adobe en las administraciones públicas para mejorar el servicio al ciudadano, optimizar sus procesos internos y garantizar la interoperatividad de forma segura.

Ofrecida por: Adobe Systems Ibérica

Para facilitar el intercambio telemático de datos y documentos acreditativos entre administraciones y entidades públicas para el cumplimiento de los trámites de su competencia, con el objetivo de garantizar el derecho de la ciudadanía de no aportar documentos que ya estén en poder de las propias administraciones.
Se hicieron consultas en tiempo real de datos y documentos acreditativos necesarios para llevar a cabo el procedimiento de contratación administrativa.

Ofrecida por: Consorcio Administracióo abierta de Catalunya

ABSIS presentó una nueva versión de su aplicativo de contabilidad que integra la factura y la firma electrónica en los procesos de aprobación de contabilidad. El eje central de esta nueva entrega es la creación de un expediente electrónico de contabilidad en el que se irán interrelacionando por parte de los actores participantes todos aquellos documentos electrónicos vinculados.

Ofrecida por: ABS INFORMATICA,S.L. (ABSIS)

Presentación de este servicio que permite detectar de forma proactiva vulnerabilidades en los sistemas de información del ente solicitante, evitando problemas de seguridad. Explicación de las herramientas, la metodología, el proceso y los resultados obtenidos.

Ofrecida por: Centro de Seguridad de la Información de Catalunya (CESICAT)

Este proyecto aborda e implanta de forma gradual, desde 2008 hasta la fecha de hoy, la carpeta ciudadana, la inscripción electrónica a cursos de formación y actividades, el registro y tramitación telemática, la bolsa de trabajo electrónica y la publicación de servicios multicanal a través del portal móvil. Igualmente, pretende ser el catalizador para la modernización administrativa, digitalizar procedimientos e incluyendo la identidad y firma electrónica en todos sus procedimientos. Asimismo, pretende favorecer la interoperabilidad entre administraciones con la implantación de procedimientos como la consulta telemática del padrón de habitantes y el comunicado de cambio de domicilio, integrado con los sistemas de gestión municipales.

Ofrecida por: Ayuntamiento de Cambrils

La Oficina Virtual de Trámites (OVT) es el portal web de la Generalitat de Catalunya que forma parte de la Plataforma Gencat Servicios y Trámites (GSIT) y agrupa todos los trámites dirigidos a la ciudadanía y la empresa. Esta sesión presentó la política de identificación que utiliza para la realización de consultas de información y trámites.

Ofrecida por: Dirección General de Atención Ciudadana de la Generalitat de Catalunya